ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ

15.05.2015

Порядок оформления командировки закреплен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение). Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 в Положение был внесен ряд изменений, отменивших обязательное составление служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе сотрудника. Данные изменения вступили в силу с 08.01.2015 года. Таким образом, при направлении работника в командировку после этой даты оформлять для него служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно. Работник, вернувшийся из командировки, не должен представлять работодателю отчет о проделанной работе.

Заметим, что трудовое законодательство не препятствует работодателю по-прежнему применять при оформлении командировок служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о проделанной работе. Для этого ему необходимо закрепить соответствующие положения в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Порядок направления работника в командировку в этом случае останется прежним.

Для того чтобы направить сотрудника в командировку, работодателю теперь необходимо предпринять следующие действия.

1. Издать распоряжение (приказ) о направлении сотрудника в командировку

Оформить приказ о направлении сотрудника в командировку можно с использованием унифицированных форм № Т-9 и Т-9а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Заметим, что до 2015 года такой приказ заполнялся на основании служебного задания, оформляемого работодателем отдельно. Однако теперь выписывать сотруднику, направляемому в командировку, служебное задание не требуется. Но, не смотря на это, нормы трудового законодательства не запрещают работодателю по-прежнему его заполнять. В связи с этим в приказах, составленных по унифицированным формам № Т-9 и Т-9а в строке "Основание __________" можно по-прежнему указывать реквизиты заполненного служебного задания. Вместе с тем, если работодатель решит служебное задание не заполнять, то в строке "Основание __________", можно указать также на иной документ на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку руководителя о направлении в командировку и т.д). Если у работодателя не будет иных документов, то строчку "Основание __________" можно оставить пустой.

С приказом о направлении в командировку работник обязательно должен быть ознакомлен под роспись.

До января 2015 года вместе с приказом и служебным заданием работодатель выписывал работнику командировочное удостоверение, которое находилось у сотрудника в течение всей служебной поездки. Указанное удостоверение составлялось по унифицированной форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Сейчас оформлять командировочное удостоверение не требуется. Но если работодатель закрепит в локальном нормативном акте обязательность заполнения командировочного удостоверения, ему придется выписать  работнику такое удостоверение. При этом нужно помнить, что работник, приехавший из командировки, может вернуть подобное удостоверение без печати организации, в которую он направлялся. Нарушения порядка оформления командировки в данном случае не будет.

2. Выдать работнику деньги под отчет

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Размеры указанных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обратите внимание, что работник может получить деньги под отчет, только если на это есть распоряжение руководителя. Полученные деньги он вправе израсходовать только на цели, на которые они ему выданы.

Подробнее о командировочных расходах см. Гарантии при направлении в командировку

3. Внести запись в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Несмотря на то, что командировочное удостоверение больше не заполняется, вести журнал работников, выбывающих в командировку, работодатель по-прежнему обязан. Формауказанного журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

В этот журнал вносятся следующие сведения:

• ФИО командированного работника;
• наименование организации, в которую командируется работник;
• пункт назначения.

Заметим, что поскольку теперь командировочное удостоверение не оформляется, заполнять графу журнала "Дата и номер командировочного удостоверения" не потребуется. Но если организация по-прежнему применяет командировочное удостоверение, то в данную графу вносятся соответсвующие сведения.

4. Получить от сотрудника авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному авансу

В течение трех дней по возвращении из командировки сотрудник должен представить и авансовый отчет (п. 26 Положения). Он составляется по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

До 2015 года работник, вернувшийся из командировки, вместе с авансовым отчетом должен был представить работодателю отчет о выполненной в командировке работе. Данный отчет составлялся в графе 12 служебного задания (унифицированная форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Однако теперь (поскольку служебное задание работнику не выписывается) отчет о проделанной в командировке работе сотрудником тоже не составляется.

Заметим, что работодатель может предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках) обязательное составление такого отчета. При этом он может и разработать форму, по которой такой отчет будет составляться. В этом случае работник должен будет представить отчет о проделанной в командировке работе в порядке, предусмотренном работодателем.

К авансовому отчету прилагаются:

• документы о найме жилого помещения;
• документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой. В частности, это могут быть документы, доказывающие проезд в командировку и обратно с использованием личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции и т.д.) (п. 7 Положения).

Если по окончании командировки у работника остались деньги, то он должен вернуть их в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Если же сотрудник израсходовал больше денег, чем ему выдали, то перерасход выдается ему по расходному кассовому ордеру.

Обратите внимание, что окончательный расчет с работником по командировке также должен быть произведен в течение трех рабочих дней по возвращении.