ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ.

07.05.2015

Выставление электронного счета-фактуры в "1С:Бухгалтерии 8"

Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:

1. Сформировать, подписать и отправить ЭСФ.
2. Обработать подтверждение оператора о получении ЭСФ.
3. Получить извещение покупателя о получении ЭСФ.
4. Просмотреть, распечатать и сохранить ЭСФ и служебные документы (при желании).

Формирование, подписание и отправка ЭСФ

Для формирования электронного счета-фактуры необходимо:

1. Открыть документ "Счет-фактура выданный" (раздел Покупки и продажи - журнал документов панели навигации Счета-фактуры выданные).
2. Выбрать команду ЭД - Сформировать, подписать и отправить (рис. 1).

Рис. 1

Информация о том, какие действия для передачи электронного счета-фактуры необходимо выполнить продавцу и другим участникам обмена, отражается в строке Состояние ЭДдокумента "Счет-фактура выданный" (рис. 1).

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды ЭД - Сформировать, подписать и отправить в программе будет сразу сформирован и подписан электронный документ.

Если при настройках криптографии (раздел Администрирование - кнопка на панели действий Настройка программы - закладка Электронные документы - гиперссылкаНастройка криптографии) для соответствующего сертификата не установлен флажок в поле "Запомнить пароль закрытого ключа", то программа запросит пароль (рис. 2).

Рис. 2

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - гиперссылка панели навигаций Документы на подпись).

Все сформированные электронные документы, относящиеся к выбранному сертификату, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату(рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов, можно открыть список предназначенных для подписания документов по конкретному сертификату "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 4).

Рис. 4

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке программы на закладке "Электронные документы" отсутствует флажок в поле "Использовать отложенную отправку электронных документов", то сформированный и подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (раздел Администрирование - кнопка на панели действий Настройка программы - закладка Электронные документы) (рис. 5).

Рис. 5

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд:

• по кнопке Отправить и получить электронные документы на панели действий в разделе Администрирование (рис. 6);

Рис. 6

• из формы Электронные документы (Таблицы состояния), открываемой по гиперссылке Состояние ЭД или по команде ЭД - Электронные документы документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 1), при выполнении команды Отправить в поле "Действия с нашей стороны" или команды Все действия - Отправить и получить электронные документы (рис. 7).

Рис. 7

Кроме того, из формы Электронные документы (Таблицы состояния) можно:

• получить подробные сведения о движении электронного счета-фактуры и связанных с ним служебных документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена;
• просмотреть содержимое электронного счета-фактуры, дважды щелкнув по активной строке (рис. 8).

Рис. 8

После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:

• от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры;
• от покупателя - извещение о получении им счета-фактуры.

Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении соответствующих команд:

• по кнопке Отправить и получить электронные документы на панели действий в разделе Администрирование (рис. 6);
• из формы Электронные документы (Таблицы состояния) по команде Все действия – Отправить и получить электронные документы (рис. 7).

Полученное подтверждение отражается у продавца в списке "Архив электронных документов" (раздел Администрирование - гиперссылка панели навигации Архив электронных документов) (рис. 9),

Рис. 9

а также в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 10), открываемой по гиперссылке "Состояние ЭД" или по команде ЭД - Электронные документы из документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 1).

Рис. 10

Дважды щелкнув по активной строке журнала Архив электронных документов или формы Электронные документы, можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 11).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, далее – Порядок обмена; пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 28.05.2013, далее - Правила ведения журнала) (рис. 11).

Рис. 11

Согласно пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала (в редакции, действующей с 08.06.2013) после получения подтверждения оператора ЭДО электронный счет-фактура будет зарегистрирован в части 1 журнала учета с проставлением в графе 2 "Дата выставления" даты поступления файла счета-фактуры оператору, указанной в его подтверждении (рис. 12).

Рис. 12

Кроме того в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" появится флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).

Рис. 13

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО и, соответственно, до его регистрации в части 1 журнала учета сразу после проведения документов учетной системы "Реализация товаров и услуг" и "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137 в ред. от 28.05.2013, далее - Правила ведения книги продаж) (рис. 14).

Рис. 14

После получения подтверждения оператора ЭДО продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО.

Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право (раздел Администрирование - гиперссылка панели навигаций Документы на подпись) (рис. 3, рис. 4).

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в строке Состояние ЭД документа "Счет-фактура выданный" (рис. 12) и в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 15) будет содержаться информация об ожидании действий со стороны других участников обмена. В данном случае - это ожидание  извещения покупателя о получении электронного счета-фактуры.

Рис. 15

Получение извещения покупателя о получении ЭСФ

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрена обязанность покупателя при получении файла счета-фактуры направить продавцу извещение о получении электронного счета-фактуры.

Также согласно Порядку обмена счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение оператора ЭДО и извещение покупателя о получении счета-фактуры (п. 1.10. Порядка обмена).

Однако с 08.06.2013 г. выставленные в электронной форме счета-фактуры регистрируются в части 1 журнала учета при наличии только подтверждения оператора ЭДО, т.е. вне зависимости от наличия извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета, утв. Постановлением № 1137 в ред. постановления Правительства РФ от 28.05.2013 № 446).

Таким образом, извещение покупателя о получении счета-фактуры утратило роль определяющего фактора для признания электронного счета-фактуры выставленным и для его регистрации в части 1 журнала учета, но при этом осталось одним из важных служебных документов, участвующих в процессе электронного обмена счетами-фактурами.

Получение извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении счета-фактуры обмен электронным счетом-фактурой будет завершен.

В документе "Счет-фактура выданный" в поле "Состояние ЭД" появится статус Обмен завершен (рис. 16).

Рис. 16

Просмотр, печать и сохранение ЭСФ и служебных документов

При желании продавец может просмотреть, напечатать и сохранить ЭСФ и служебные документы (подтверждения, извещения).

Всю информацию о состоянии и движении счета-фактуры можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 17), открываемой по команде

ЭД - Электронные документы или по гиперссылке "Состояние ЭД" документа учетной системы "Счет-фактура выданный" (рис. 1).

Рис. 17

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (счета-фактуры, подтверждения, извещения) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка (рис. 17).

С помощью команды Все действия можно сохранить электронный документ на диске или выполнить печать документа с электронными подписями (рис. 18).

Рис. 18

Все электронные документы, как поступившие, так и отправленные, будут размещены в "Архиве электронных документов", открываемом по гиперссылке панели навигации Архив электронных документов в разделе Администрирование (рис. 9).

На закладках "Исходящие" ("Входящие") списка "Архив электронных документов" можно отсортировать документы или отобрать отправленные (полученные) документы по ответственному лицу, виду и статусу документа (рис. 19).

Рис. 19

Кроме того, по кнопке на панели действий Текущие дела по ЭДО в разделе Администрирование можно просмотреть списки документов, которые необходимо сформировать, обработать (утвердить, подписать, уточнить, исправить), отправить, распаковать, и т.д.

В сформированных списках можно произвести отбор по организации, контрагенту, датам, суммам и т.д. (рис. 20).

Рис. 20