Представительские расходы

Представительские расходы - это расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других компаний, участвующих в переговорах, c целью установления или поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания руководящего органа предприятия.

К представительским расходам можно отнести, в частности:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• доставку участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков.

В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности. Они не нормируются и могут включаться в затраты полностью в том отчетном периоде, к которому относятся, если это предусмотрено учетной политикой организации.

Минфин России в письме от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 разъяснил, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы (в том числе в случае использования приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций);
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели (все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами).

В налоговом учете представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ).

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

При превышении суммами расходов в бухгалтерском учете сумм, принимаемых в налоговом учете, у организации возникает постоянная разница, равная сумме сверхнормативных представительских расходов, в соответствии с п. 4 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Вычет НДС по представительским расходам. НК РФ устанавливает, что если расходы для целей налогообложения прибыли учитываются по нормативам, то НДС по таким расходам принимается к вычету в размере, соответствующем нормативам (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ). Для представительских расходов существует зависимость от норматива. Входной НДС по представительским расходам принимается к вычету в отношении суммы норматива, принимаемого в целях налогообложения прибыли. Следовательно, счет-фактура по представительским расходам тоже регистрируется в книге покупок только в части сумм, принимаемых к вычету. Если "сверхнормативные" расходы в следующем квартале уложатся в норматив, то относящийся к ним НДС можно будет принять к вычету (письмо Минфина России от 06.11.2009 № 03-07-11/285). Для этого счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок за отчетный квартал в части дополнительно принятого к вычету НДС. НДС по представительским расходам, не уложившимся в "прибыльный" норматив по итогам года, к вычету не принимается и в налоговых расходах не учитывается, а списывается на счет 91.02 "Прочие расходы".

В программе "1С:Бухгалтерия 8" для нормирования представительских расходов предусмотрены специальные регистры "Доли списания косвенных расходов" и "Расчет нормирования расходов", с помощью которых в налоговом учете представительские расходы рассчитываются и относятся на расходы в соответствии с нормативом (4% от фонда оплаты труда). Расчет и включение в расход суммы представительских расходов выполняется обработкой "Закрытие месяца".

Рассмотрим пример, в котором организация устроила официальный прием своим поставщикам. Сумма представительских расходов была включена в общехозяйственные расходы и списана: в бухгалтерском учете полностью, а в налоговом учете - по норме, не превышающей 4 процента от фонда оплаты труда за этот отчетный (налоговый) период.