Порядок оформления отпуска за свой счет

Отпуск за свой счет

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность этого отпуска определяется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Однако есть случаи, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск (ч. 2 ст. 128 ТК РФ):

• участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости – до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечий, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором. Например, при совмещении работы и обучения (ст.ст. 173-174 ТК РФ), при уходе за детьми (ст. 263 ТК РФ) и при совместительстве (ст. 286 ТК РФ).

Порядок оформления отпуска за свой счет

1. Получить от работника заявление на отпуск

Сотрудник может составить заявление в произвольной форме и представить работодателю в письменном виде (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

В этом заявлении должны быть указаны:

• причины, по которым работнику требуется отпуск;
• дата, с которой сотрудник хочет уйти в него;
• продолжительность этого отпуска.

О том, включаются ли в продолжительность отпуска за свой счет выходные и праздничные дни, см. статью-рекомендацию.

2. Издать приказ о предоставлении отпуска

Приказ издается по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• № Т-6 – о предоставлении отпуска работнику;
• № Т-6а – о предоставлении отпуска работникам.

3. Ознакомить сотрудника с приказом под подпись

Работник ставит подпись об ознакомлении в самом приказе, а также указывает дату ознакомления.

4. Внести сведения в личную карточку работника

Унифицированные формы личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций,форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

В этой карточке нужно заполнить раздел "Отпуск". При его заполнении необходимо учитывать положения по заполнению этих форм, установленные указанным выше постановлением.

Обратите внимание, что в письме Федеральной службы по труду и занятости от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 рассмотрен вопрос о том, можно ли применять самостоятельно разработанную форму личной карточки работника. Отвечая на него, Роструд указал, что требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете. Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы таких документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, с 1 января 2013 года негосударственные организации вправе пользоваться самостоятельно разработанными формами первичных учетных документов, в том числе формой личной карточки работника. При этом каждый такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

5. Оформить табель учета рабочего времени

Унифицированные формы этого табеля № Т-12 и № Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В зависимости от вида отпуска в табеле нужно проставить соответствующий буквенный или цифровой код. Указанные коды приведены в форме № Т-12.

При предоставлении отпуска без сохранения зарплаты проставляется:

• ДО (16) – если отпуск предоставляется по разрешению работодателя;
• ОЗ (17) – если отпуск предоставляется в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Обратите внимание, что вносить записи в лицевой счет и составлять записку-расчет о предоставлении отпуска не нужно, так как никаких выплат работнику в связи с отпуском не производится.