Оформление счета-фактуры.

10.06.2014

Вместо счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Правила его составления см. подробнее.

Обязательные реквизиты счета-фактуры, выставляемого при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлены в п.п. 5, 6 ст. 169 НК РФ, а форма счета-фактуры и порядок заполнения строк и граф документа приведен в Правилах заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры).

Нумерация счетов-фактур

При заполнении строк счета-фактуры необходимо учитывать следующее:

• по строке 1 "Счет-фактура №__ от__" отражается порядковый номер счета-фактуры и дата его составления.

Порядок нумерации счетов-фактур ни Налоговым кодексом РФ, ни Правилами заполнения счета-фактуры не определен. Поэтому организация вправе установить его самостоятельно. Основное требование – номера должны присваиваться в порядке возрастания и не должны повторяться. При этом налогоплательщик вправе сам установить периодичность, с которой нумерация начинается заново (месяц, квартал, год и т.п.). Однако следует учитывать, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера Правилами заполнения счета-фактуры не предусмотрена (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Новыми Правилами заполнения счета-фактуры четко определены случаи, когда допускается использование составных номеров. Прежде всего, это выставление счета-фактуры обособленным подразделением организации. В этом случае порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом подразделения, установленным в приказе об учетной политике. До разделительной черты обособленное подразделение вправе присваивать номера в порядке хронологии, установленной в таком подразделении (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466). Подробнее см. рубрику "Счета-фактуры обособленных подразделений".

Кроме этого, составной номер присваивается счету-фактуре в случае, когда реализацию товаров (работ, услуг) осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий. При этом порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

Минфин России рекомендовал во всех иных случаях, не поименованных в Правилах, разделительную черту при нумерации счетов-фактур не использовать. При этом он напомнил, что согласно абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ "некритичные" ошибки не являются основанием для отказа в применении налоговых вычетов (письма от 15.05.2012 № 03-07-09/52, от 15.05.2012 № 03-07-09/53).

Порядок нумерации электронных счетов-фактур рассмотрен в статье справочника "Обмен электронными документами".

О налоговых последствиях нарушения нумерации выставленных счетов-фактур см. здесь.

Сведения о продавце и покупателе в счете-фактуре

По строкам 2, 2а и 2б отражаются соответственно сведения о наименовании, адресе и идентификационном номере продавца.

Полное или сокращенное наименование продавца - юридического лица и место его нахождения указываются в соответствии с учредительными документами, а ИНН и КПП – согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

Если счет-фактуру составляет предприниматель, в данных строках указываются его фамилия, имя, отчество, место жительства и ИНН (подпункты "в", "г", "д" п. 1 Правилзаполнения счета-фактуры).

В аналогичном порядке в строках 6, 6а и 6б отражаются сведения о покупателе (подпункты "и", "к", "л" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

О том, какой адрес продавца (покупателя) указывать в счете-фактуре в том случае, если организация не находится по юридическому адресу, см. статью-рекомендацию.

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе в счете-фактуре

По строкам 3 "Грузоотправитель и его адрес" и 4 "Грузополучатель и его адрес" отражаются сведения о грузоотправителе и грузополучателе.

Эти строки заполняются только в счетах-фактурах на отгрузку товаров, а в счетах-фактурах на работы или услуги в них ставятся прочерки (подпункты "е", "ж" п. 1 Правилзаполнения счета-фактуры). Если счет-фактура выставляется одновременно на отгруженные товары и оказанные услуги, то сведения о грузоотправителе указываются в нем в общем порядке (письмо Минфина России от 30.10.2009 № 03-07-09/51).

В этих строках отражаются полные или сокращенные наименования данных лиц в соответствии с учредительными документами и их почтовые адреса. Вопрос о том, можно ли указывать в счете-фактуре фактический адрес грузоотправителя (грузополучателя), рассмотрен в статье-рекомендации.

Если грузоотправителем является сам продавец, то в строке 3 может быть указано "Он же" (пп. "е" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). На случай, когда в одном лице совпадают покупатель и грузополучатель, подобная возможность не предусмотрена. Поэтому счета-фактуры с записью "Он же" в строке 4 могут быть объектом претензий со стороны контролеров (подробнее см. статью-рекомендации).

Сведения о платежном документе, валюте в счете-фактуре

По строке 5 "К платежно-расчетному документу №__ от __" отражаются реквизиты платежно-расчетного документа или кассового чека, по которому была получена предоплата в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (пп. "з" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

О том, как заполнять данную строку в том случае, если предоплата поступала частями на основании нескольких платежных документов, см. подробнее.

По строке 7 "Валюта: наименование, код" указываются наименование валюты и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст).

Если по условиям договора оплата товаров (работ, услуг), имущественных прав производится в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в у. е., в этой строке указывается наименование и код валюты РФ (пп. "м" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Из этого следует, что валютный счет-фактура составляется только в том случае, когда оплата обязательств, выраженных в иностранной валюте, также производится в иностранной валюте. Во всех остальных случаях счет-фактура составляется в рублях. Это подтверждает и Минфин России (см. письмо от 13.02.2012 № 03-07-11/37).

В ранее действовавшей форме счета-фактуры такая строка отсутствовала, и данный реквизит можно было в счет-фактуру не включать (см. письма Минфина России от 29.12.2010 № 03-07-09/55, от 22.10.2010 № 03-07-11/417).

Сведения о товарах (работах, услугах), имущественных правах в счете-фактуре

В табличной части счета-фактуры приводится информация о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах, их стоимости и сумме НДС:

• в графе 1 отражается наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (пп. "а" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). Вопрос о том, можно ли в данной графе указывать неполную (обобщенную) информацию о товаре (работе, услуге), рассмотрен здесь.
• графы 2 и 2а предназначены для отражения информации о единице измерения.

В новой форме счета-фактуры следует указывать не просто наименование единицы измерения, а ее код и национальное условное обозначение в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94 (МК 002-97), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 366 (пп. "б" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).

Данный реквизит заполняется только при возможности его указания. В противном случае по данной графе ставится прочерк (пп. "б" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). Это возможно, например, в счетах-фактурах по услугам (см. письма Минфина России от 15.10.2012 № 03-07-05/42, от 10.02.2012 № 03-07-09/06) или в том случае, когда в договоре указана единица измерения, которая Общероссийским классификатором единиц измерения не предусмотрена (см. письмо Минфина России от 30.07.2012 № 03-07-09/94);

• в графах 3 "Количество (объем)" и 4 "Цена (тариф) за единицу измерения" указываются количество (объем) товаров (работ, услуг), исходя из принятых по счету-фактуре единиц измерения (графа 3), а также цена (тариф) за единицу измерения (графа 4). 
  Если эти показатели заполнить невозможно, в соответствующих графах ставятся прочерки (см. письмо Минфина России от 15.10.2012 № 03-07-05/42). Цена указывается в соответствии с договором без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, – с учетом суммы налога (пп. "г" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры);
• в графе 5 отражается стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без НДС (пп. "д" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). Однако если налог уплачивается не в обычном порядке (со стоимости товаров, работ, услуг), а с разницы между ценой приобретения и ценой реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), в данной графе указывается межценовая разница с НДС. Это правило применяется в случаях:
  • реализации имущества, подлежащего учету по стоимости с учетом уплаченного налога;
  • реализации сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки, закупленной у физических лиц;
  • реализации автомобилей, приобретенных у физлиц для перепродажи;
  • при передаче имущественных прав;
• в графе 6 указывается сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись "без акциза" (пп. "е" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры);

В письме от 18.04.2012 № 03-07-09/37 Минфин России разъяснил, что если в графе 6 счета-фактуры, оформленного при оказании услуг, проставлен прочерк, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в вычете НДС.

• в графах 7, 8 и 9 отражаются соответственно налоговая ставка, исчисленная исходя из нее сумма предъявляемого покупателю НДС и стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога (подпункты "е", "ж","з" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры);

Стоимостные показатели счета-фактуры, в том числе предъявляемая покупателю сумма НДС (графа 8), указываются в рублях и копейках или в иной валюте (п. 3 Правилзаполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В связи с чем правило об округлении суммы налога, предусмотренное п. 6 ст. 52 НК РФ, при заполнении счета-фактуры не применяется (см. письмо Минфина России от 05.03.2014 № 03-07-15/9519 (разослано по нижестоящим налоговым органам письмом ФНС России от 08.04.2014 № ГД-4-3/6398@)).

В письме от 30.05.2013 № 03-07-09/19826 Минфин России разъяснил, что если в счете-фактуре неверно указана (в том числе из-за арифметических и технических ошибок) или отсутствует стоимость товаров (работ, услуг), то принять к вычету НДС на основании такого счета-фактуры организация не вправе. О том, может ли покупатель применить вычет по счету-фактуре, в котором указана неверная ставка НДС, см. статью-рекомендацию.

• в графах 10 и 10а отражается информация о стране происхождения товаров, а в графе 11 – номер таможенной декларации.

Данные графы заполняются в отношении иностранных товаров. В графах 10 и 10а указываются цифровой код и соответствующее ему краткое наименование страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001, утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст (пп. "к" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). В графа 11 указывается номер таможенной декларации в соответствии с приказом ГТК России № 543, МНС России от 23.06.2000 № БГ-3-11/240. Согласно п. 1 этого приказа номером таможенной декларации считается регистрационный номер ГТД, присваиваемый должностным лицом таможенного органа РФ при ее принятии (из графы 7 ГТД), с указанием через знак дроби "/" порядкового номера товара из графы 32 основного или добавочного листа ГТД либо из списка товаров, если при декларировании вместо добавочных листов использовался список товаров (письмо Минфина России от 30.08.2013 № АС-4-3/15798).

Если реализуются товары, страной происхождения которых является группа либо союз стран, цифровые коды и краткие наименования которых в указанном классификаторе отсутствуют, то в графе 10 "цифровой код" следует проставлять прочерк, а в графе 10а "краткое наименование" - наименование группы (союза) стран, указанное в таможенной декларации или счете-фактуре поставщика. Например, если товары происходят из Европейского Союза - "ЕС" или "Европейский Союз" (см. письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/06).

Отражение в графах 10, 10а и 11 нескольких кодов и, соответственно, наименований стран происхождения товаров и нескольких номеров таможенных деклараций не является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 31.05.2012 № 03-07-09/60).

В графах 10 и 11 счета-фактуры ставятся прочерки, если:

• оказаны услуги (письмо Минфина России от 20.09.2012 № 03-07-08/275);
• реализуются товары, страной происхождения которых является Российская Федерация (письмо Минфина России от 20.09.2012 № 03-07-08/275). При этом указание в графе 10 счета-фактуры цифрового кода РФ "643", а в графе 10а – наименования страны "Россия" при реализации отечественных товаров не является основанием для отказа в вычете НДС (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-13/01-01);
• реализуются товары, собранные на территории РФ из компонентов, ввезенных из разных иностранных государств (письмо Минфина России от 13.12.2012 № 03-07-13/01-57);
• реализуются товары, ввезенные с территории стран – участниц Таможенного союза. Однако указание дополнительной информации в счете-фактуре не запрещено, поэтому не является нарушением указание в графе 10 страны происхождения товара: "Республика Беларусь", "Республика Казахстан", "Таможенный союз" (письма Минфина Россииот 12.09.2012 № 03-07-14/88, от 25.07.2012 № 03-07-13/01-43, от 17.10.2011 № 03-07-13/01-41).

Подпись в счете-фактуре

По общему правилу счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Однако это также могут делать иные лица, уполномоченные на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Минфин России разъяснил, что при подписании счетов-фактур уполномоченным лицом в показателях "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" проставляются подпись этого лица, его фамилия и инициалы. При этом дополнительное указание в счетах-фактурах должности уполномоченного лица нормами гл. 21 НК РФ не запрещено (письма от 23.04.2012 № 03-07-09/39, от 10.04.2013 № 03-07-09/11863).

В письме от 19.07.2013 № ЕД-4-3/13161@ ФНС России отметила, что в силу технологических особенностей в компании экземпляры счетов-фактур могут быть подписаны от ее имени разными лицами. Если эти лица уполномочены подписывать счета-фактуры на основании приказов, распоряжений или доверенности, то основания для отказа в вычете НДС отсутствуют при условии, что соблюдаются иные требования, предусмотренные п. 2 ст. 169 НК РФ.

Обратите внимание, что в счете-фактуре может отсутствовать подпись главного бухгалтера, если в штате организации такой должности не предусмотрено (письмо Минфина России от 02.07.2013 № 03-07-09/25296).

О необходимости расшифровки подписей на счетах-фактурах см. здесь.

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то помимо подписи в нем проставляются также реквизиты свидетельства о его государственной регистрации (п. 6 ст. 169 НК РФ). 
При этом самой формой счета-фактуры делегирование ИП полномочий по подписанию счета-фактуры иным лицам не предусмотрено (подробнее см. здесь).

О правомерности использования в счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи см. здесь.

Заверять счета-фактуры печатью организации не нужно, поскольку такого требования не содержит ни Налоговый кодекс РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры.

Особенности заполнения счета-фактуры

Свои особенности заполнения счета-фактуры имеются:

• при получении предоплаты (подробнее см. рубрику "Счет-фактура на аванс");
• при реализации или приобретении товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения (подробнее см. рубрику "Счета-фактуры обособленных подразделений");
• у налоговых агентов (подробнее см. рубрику "Налоговые агенты по НДС");
• у посредников (подробнее см. рубрику "Операции с участием посредников").