БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

Ответ от 05.11.2013:

В целях налогообложения прибыли путевой лист – один из документов, который обосновывает расходы на горюче-смазочные материалы (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). В связи с этим от правильности его заполнения напрямую зависит, будут ли такие расходы документально подтверждены и обоснованы (ст. 252 НК РФ).

Для автотранспортных организаций обязательна унифицированная форма путевого листа (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее – форма № 3)). Организация, не являющаяся автотранспортной, может использовать как форму № 3, так и разработать свою форму этого документа. При этом в собственную форму путевого листа следует включать обязательные реквизиты, которые поименованы в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). В противном случае возможны претензии контролирующих органов.

Что касается заполнения в путевом листе непосредственно информации о маршруте, отметим следующее.

Так, в форме № 3 предусмотрен реквизит "место назначения" (на оборотной стороне), но постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 не регламентирует, как его заполнять. В связи с этим зачастую организации указывают вместо полной информации о месте следования автомобиля общие фразы ("поездка к клиентам", "поездка на склад", "по Самарской области" и т.п.).

В свою очередь, в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 маршрут следования вообще не указан в качестве обязательного реквизита путевого листа. Руководствуясь этим, некоторые организации, разрабатывающие свою форму путевого листа, не всегда вносят в нее сведения о пункте назначения.

Отметим, что описанные варианты поведения не всегда безопасны для налогоплательщика. Так, если организация не полностью заполнит сведения о маршруте в форме № 3 либо вообще не предусмотрит такой реквизит в собственной форме путевого листа, ей следует быть готовой к претензиям со стороны налоговых органов.

Велика вероятность, что инспекция признает траты на ГСМ необоснованными, поскольку отсутствие информации о конкретном месте следования не подтверждает тот факт, что автомобиль использовался в служебных целях (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2). Поэтому информация о маршруте должна содержать сведения о конкретном месте следования с указанием наименования организации и ее адреса (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 № А27-10606/2011, ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № А55-23291/2012 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13)).

Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем указывать подробные сведения о месте следования служебного автомобиля в путевом листе (как поформе № 3, так и по собственной форме).

Подробнее о расходах на содержание служебного транспорта см. справочник "Налог на прибыль организаций".